Научный журнал
Научное обозрение. Технические науки
ISSN 2500-0799
ПИ №ФС77-57440

СТАНДАРТИЗАЦИЯ ТРЕБОВАНИЙ К ПРИКЛАДНЫМ ИНФОРМАЦИОННЫМ СИСТЕМАМ ОРГАНИЗАЦИИ ДЛЯ ВКЛЮЧЕНИЯ ИХ В ЕДИНУЮ СИСТЕМУ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

Сысоева Л.А. 1
1 ФГБОУ ВО «Российский государственный гуманитарный университет»
Рассматриваются требования и рекомендации международных и отечественных стандартов к созданию системы управления документами в масштабе организации в целом на основе процессного подхода. Данное исследование обусловлено необходимостью включения системы управления документами в общую систему менеджмента организации, что возможно лишь при унификации требований и характеристик систем управления документами, систем менеджмента и технологий мониторинга и контроля над выполнением требуемых показателей. Для решения данных задач была разработана серия стандартов ИСО 3030Х, в основе которых лежит процессный подход. В практике процессного управления для совершенствования процессов организации применяют несколько подходов, в том числе постепенный подход (PDCA), который был рекомендован и ИСО 30300. В статье нормативное обеспечение системы управления документами рассматривается состоящим из трех блоков: концептуального, структурно-функционального и методического. Представлена структурная схема системы управления документами на основе модели непрерывного улучшения процессов PDCA с указанием нормативных документов, регламентирующих реализацию процессов управления. Сформирован перечень требований и сопровождающих документов для уже функционирующих в организации прикладных информационных систем, которые выполняют функции документирования процессов, для включения их в единую систему менеджмента в соответствии с рекомендациями ИСО 30302. Требования и документы, фиксирующие регламенты процессов, их характеристики, ресурсы и результаты, сгруппированы в соответствии с этапами управления в модели PDCA (описание организационной среды и ее влияние; планирование; обеспечение/функционирование/оперативная деятельность; оценка; совершенствование).
процессный подход в управлении
методы совершенствования процессов
система управления документами
стандартизация требований к информационным системам
1. Паспорт национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации» / Утв. президиумом Совета при Президенте Российской Федерации по стратегическому развитию и национальным проектам 24 декабря 2018 года (прот. № 16). [Электронный ресурс]. URL: http://static.government.ru/media/files/urKHm0gTPPnzJlaKw3M5cNLo6gczMkPF.pdf (дата обращения: 18.04.2021).
2. ГОСТ Р ИСО 30300-2015. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь. Введ. 09.12.2015. М.: Стандартинформ, 2016. 14 с.
3. Репин В., Елиферов В. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013. 544 c.
4. Шёнталер Ф., Фоссен Г., Обервайс А., Карле Т. Бизнес-процессы: языки моделирования, методы, инструменты: практическое руководство / Пер. с нем. М.: Альпина Паблишер, 2019. 264 с.
5. ГОСТ Р 7.0.101-2018 / ИСО 30301-2011. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Требования. Введ. 2018-01-30. М.: Стандартинформ, 2020. 24 с.
6. ИСО 30302:2015. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Системы управления документами. Руководство по внедрению. [Электронный ресурс]. URL: https://www.iso.org/ru/standard/54673.html (дата обращения: 18.04.2021).
7. Нив Г.В. Пространство доктора Деминга. Принципы построения устойчивого бизнеса: пер. с англ. М.: Альпина Бизнес Букс, 2005. 369 с.
8. Янковая В.Ф. Новый стандарт по управлению документами ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2019. № 9. С. 24–34.

Выполняемые в настоящее время проекты в рамках национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации» [1] включают задачи по внедрению и совершенствованию систем управления документами (СУД).

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 30300 под управлением документами понимается «область менеджмента, обеспечивающая эффективное и систематическое создание, получение, сохранение, использование, передачу на архивное хранение или уничтожение документов, в том числе включение документов в систему и сохранение информации о деловой деятельности и операциях» [2, с. 9]. Следовательно, СУД должна рассматриваться как компонент единой системы менеджмента организации, что позволяет:

- оптимизировать деловые процессы и информационные ресурсы организации на основе включения процессов управления документами в единую систему менеджмента;

- осуществлять мониторинг и оценку документированной информации, используемой для поддержки принятия решений, средствами СУД;

- унифицировать требования к документным системам и контролю над их функ- ционированием.

Одним из принципов применения системы управления документами является процессный подход [2], который предполагает:

- определение политики и целей в области управления документами;

- формирование требований к документным процессам с учетом всех заинтересованных сторон и деловых процессов, в ходе которых выполняется документирование;

- регулярный мониторинг и анализ эффективности СУД;

- постоянное улучшение СУД на основе объективных измерений.

Под документными процессами понимаются процессы, выполняемые в ходе жизненного цикла документа: создание, использование, определение условий доступа, хранение, уничтожение [2].

Особенность процессного подхода при реализации управления документами проявляется в следующем:

- с одной стороны, деловой процесс сопровождается документированием, который влечет необходимость управления жизненным циклом документов, т.е. выполняется управление документными процессами;

- с другой стороны, документ может рассматриваться как объект управления при планировании, организации, выполнении и совершенствовании делового процесса, в этом случае функции мониторинга, контроля, оценки документов выполняет система управления документами.

Если в первом случае важна реализация, например, технологии создания документа на определенном этапе делового процесса, то во втором – важны характеристики процесса создания документа и организация мониторинга и контроля над выполнением требований к процессу.

Задача включения системы управления документами в состав корпоративной системы менеджмента стоит в настоящее время перед многими организациями, что определяет актуальность проведения обзора нормативных документов, регламентирующих подходы к интеграции имеющихся в организации СУД на уровне отдельных процессов в единую систему управления документами.

Цель исследования: рассмотреть требования и рекомендации международных и отечественных стандартов к созданию системы управления документами в масштабе организации в целом на основе процессного подхода.

Материалы и методы исследования

Единое информационное пространство организации включает интегрированную совокупность прикладных информационных систем и автоматизированных систем управления, объединенных общими корпоративными целями и задачами, которые доступны всем участникам этого пространства для получения, обмена и совместного использования информационных ресурсов. Система управления документами организации как часть единого информационного пространства, с учетом процессного подхода к управлению [3, 4], может быть представлена в виде совокупности СУД, функционирующих на уровне отдельных основных, обеспечивающих, управленческих процессов (рис. 1).

sisoev1.wmf

Рис. 1. Структурная схема системы управления документами организации с учетом классификации процессов

При создании СУД на уровне организации в целом, а затем для интеграции ее в общую систему менеджмента необходимо:

- сформировать единые требования, характеристики СУД на уровне отдельных процессов;

- выделить общие требования для всех систем менеджмента организации относительно работы с документами, что обеспечит их совместимость;

- разработать технологию контроля соответствия текущих показателей СУД установленным требованиям и характеристикам, как на уровне отдельных систем, так и на уровне организации в целом.

Для решения данных задач целесообразно применять требования и рекомендации международных и отечественных стандартов серии ИСО 3030Х [2, 5, 6], регламентирующих процессы cистем управления документами.

При исследовании будет применяться модель непрерывного улучшения процессов Шухарта – Деминга PDCA [7].

Результаты исследования и их обсуждение

Нормативное обеспечение СУД можно разделить на три блока:

– концептуальный: формирование концепции, положений, терминологии (ИСО 30300);

- структурно-функциональный: требо- вания к системе управления документами (ИСО 30301, ИСО 30303);

- методический: руководства по реализации основных компонентов системы управления документами (ИСО 30302, ИСО 30304).

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 30300-2015 управление документами в организации выполняется посредством системы управления документами (СУД), которая должна быть интегрирована с системой управления организацией и документной системой, обеспечивающей управление процессами жизненного цикла документов и доступ к ним в течение установленного периода времени (рис. 2).

sisoev2.wmf

Рис. 2. Структурная схема взаимосвязи системы управления документами с документными процессами по методологии ГОСТ Р ИСО 30300-2015

sisoev3.wmf

Рис. 3. Структурная схема системы управления документами на основе модели PDCA с указанием нормативных документов, регламентирующих процессы управления

В функции СУД входит реализация руководящих и контролирующих процессов: формирование характеристик организационной среды; определение обязательств и функций руководства; планирование задач управления документами и определение рисков; координация задач управления; оценка выполняемых процессов; совершенствование системы управления документами.

Документная система – это информационная система, обеспечивающая управление документами и доступ к ним в течение их жизненного цикла [2].

Таким образом, функции управления документами, входящие в сферу менеджмента организации, реализуются системой управления документами и документной (информационной) системой [5, 8].

Структурная схема СУД на основе модели непрерывного улучшения процессов PDCA и наборы стандартов, которые регламентируют выполнение процессов управления, представлены на рис. 3.

Сформируем перечень требований и сопровождающих документов для уже функционирующих в организации прикладных информационных систем, которые выполняют функции документирования процессов, с целью включения их в единую систему управления документами в соответствии с рекомендациями ИСО 30302 (таблица).

Перечень требований и документов, необходимых для включения прикладных информационных систем организации в единую СУД в соответствии с ИСО 30302

Этап управления (модель PDCA)

Группы требований

Документы

Описание организационной среды

Внутренние и внешние факторы

1. Перечень внутренних и внешних факторов деловых процессов, обеспечиваемых ИС.

2. Источники информации о внутренней и внешней среде предметной области ИС.

3. Перечень заинтересованных сторон и групп пользователей ИС.

4. Влияние информационно-технической инфраструктуры и информационной архитектуры на доступность ИС и документов.

5. Влияние правовых инструментов на документные процессы и средства управления документами

Деловые, правовые и иные требования

1. Перечень применяемых законодательных, нормативных актов при создании документов и управления ими.

2. Перечень применяемых нормативных актов при кодифицировании информации в документах и управлении ими.

3. Соблюдение требований по обеспечению конфиденциальности документов.

4. Требования к СУД со стороны деловых процессов

Область применения

1. Перечень функций ИС и подразделений организации, участвующих в функционировании системы и являющихся ее пользователями.

2. Перечень внешних организаций, охватываемых ИС, и их взаимосвязь с подразделениями организации.

3. Описание процесса интеграции ИС с СУД и другими системами управления.

4. Перечень процессов и функций ИС, выполняемых другими организациями (аутсорсинг)

Руководство

Политика управления документами

Утвержденная политика управления документами является официальным документом, локальным нормативным актом

Организационные функции, ответственность и полномочия

Распределение ответственности за утверждение и поддержку политики управления документами в организации (руководитель от высшего руководства; руководители структурных подразделений; специалисты в области управления; системные администраторы; ИТ-сотрудники; сотрудники подразделений).

Распределение обязанностей при внедрении и реализации СУД

Окончание таблицы

Этап управления (модель PDCA)

Группы требований

Документы

Планирование

Задачи управления документами и планирование их выполнения

1. Риски, связанные с документами и ИС, их анализ и оценка.

2. Документирование действий, которые должны быть предприняты в отношении рисков.

3. Документирование основных задач управления документами в ИС.

4. План включения ИС в СУД

Обеспечение

Ресурсы.

Компетентность участников.

Обмен информацией

1. Перечень программно-технического обеспечения ИС, необходимой инфраструктуры. Трудовые ресурсы ИС.

2. Требования к профессиональному уровню лиц, ответственных за разработку, внедрение и сопровождение документных процессов.

3. Наличие программ обучения и повышения квалификации в сфере документных процессов.

4. Документирование способов информационного обмена как на внутрикорпоративном, так и межорганизационном уровне по вопросам СУД

Функционирование / Оперативная деятельность

Внедрение и функционирование документных систем.

Оперативное планирование и контроль

1. Документирование этапов жизненного цикла документов, входящих в сферу ИС.

2. Диаграммы деловых процессов с выделением действий над документами. Описание документов, связанных с деловыми процессами.

3. Описание метаданных документов, документных процессов.

4. Описание правил предоставления доступа к документам.

5. Описание правил отбора и передачи документов на оперативное, длительное хранение или уничтожение.

6. Правила и регламенты доступа к ИС и информационным ресурсам.

7. Средства управления документами в ИС.

8. Анализ процессов в ИС

Оценка

Мониторинг, измерение, анализ и оценка

1. Методы и инструментальные средства мониторинга, измерений, анализа и оценки документных процессов, средств управления документами и ИС.

2. Графики проведения мониторинга и измерений.

3. Статистические результаты мониторингов и измерений.

4. Оценка производительности ИС, документных процессов с целью эффективной интеграции с СУД.

5. Процедуры оценки, критерии и показатели оценки работы ИС, документных процессов. Результаты оценки.

6. Программа проведения внутреннего аудита системы для оценки соответствии ее требованиям и/или изменениям в политике и задачам управления документами.

7. Анализ системы руководством организации.

8. Отчет по внутреннему аудиту

Совершенствование

Контроль несоответствий и корректирующие действия

1. Отчет по выявленным несоответствиям в ИС, документных процессах.

2. Описание корректирующих мер, которые необходимо выполнить.

3. Оценка корректирующих мер по устранению причин выявленных отклонений в документных процессах.

4. План по упреждающим действиям.

5. Документы, подтверждающие принятие упреждающих действий

Заключение

Включение управления документами в сферу менеджмента организации и стандартизация функций СУД позволяет:

- обеспечивать достоверность, аутентичность, целостность документов за счет выполнения процессов создания, управления и доступа к корпоративной информации в рамках системы менеджмента организации;

- регламентировать виды деятельности по управлению документами;

- применять верифицируемый подход к управлению документами и документным процессам, связанным с деятельностью других систем менеджмента;

- создать основу для оценки документов, документных процессов;

- сформировать направление по постоянному улучшению работы организации на основе интегрированной системы менеджмента;

- создавать надежные, защищенные, соответствующие установленным требованиями документные системы, системы электронного документооборота;

- сформировать единый подход к управлению документами в масштабе организации в целом.


Библиографическая ссылка

Сысоева Л.А. СТАНДАРТИЗАЦИЯ ТРЕБОВАНИЙ К ПРИКЛАДНЫМ ИНФОРМАЦИОННЫМ СИСТЕМАМ ОРГАНИЗАЦИИ ДЛЯ ВКЛЮЧЕНИЯ ИХ В ЕДИНУЮ СИСТЕМУ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ // Научное обозрение. Технические науки. – 2021. – № 3. – С. 55-60;
URL: https://science-engineering.ru/ru/article/view?id=1358 (дата обращения: 27.11.2022).

Предлагаем вашему вниманию журналы, издающиеся в издательстве «Академия Естествознания»
(Высокий импакт-фактор РИНЦ, тематика журналов охватывает все научные направления)

«Фундаментальные исследования» список ВАК ИФ РИНЦ = 1.074