science-review.ru
Крупные производственные предприятия на сегодняшний день отличаются не только объемами производства, но и большим документооборотом. Ежедневно офисные сотрудники подписывают множество документов, договоров, спецификаций и др. Именно поэтому автоматизация документооборота на сегодняшний день стала не просто средством ускорения работы персонала, но и необходимостью в условиях конкуренции за клиента.
Большинство предприятий сталкивается с проблемами улучшения деятельности, связанной с управлением организации, к которым можно отнести процессы повышения контроля и ускорения бизнес-процессов, улучшения возможностей по их отслеживанию, оптимизации рабочего времени, экономии трудозатрат, регулярной упорядоченной обработки документации, повышения производительности труда. Единственный способ реализации указанных задач заключается во внедрении различных автоматизированных систем.
Использование комплекса современных информационных технологий влияет на оптимизацию внутренних процессов организации, оперативное доведение информации до исполнителя, улучшение взаимодействия подразделения и отдельного исполнителя при работе с документами, контроле по их исполнению, поиск информации и определение стадий исполнения документов и их местонахождения.
Различные аспекты автоматизации учета движения документов рассмотрены в исследованиях О.А. Ефремовой, И.В. Калуцкого, П.М. Керженцева, М.В. Кирсановой, А.О. Колекиной, М.Т. Лихачева, О.П. Подолиной, Д.Р. Покровского, Л.В. Путькиной, А.Г. Спевакова, А.А. Чесноковой и др.
Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий [1, c. 3].
Автоматизация позволяет повысить производительность труда, улучшить качество продукции, оптимизировать процессы управления, отстранить человека от производств, опасных для здоровья [2].
Л.В. Путькина выделила следующие этапы процесса автоматизации документооборота: определение технического задания; выбор IT-решения; изучение бизнес-процессов предприятия; составление смет, календарных графиков, списков необходимых ресурсов, разработка общего плана работы; реализация (внедрение электронного документооборота); завершение (тестирование программы); ввод проекта в эксплуатацию (параллельные стратегии, скачок, запуск пилотного проекта, последовательная автоматизация); контроль за использованием системы [3].
Системы электронного документооборота (СЭД) строятся на взаимодействии разнообразных модулей, которые отвечают за определенные функции (работа с файлами, выполнение процедур и т.д.).
А.А. Чеснокова, И.В. Калуцкий, А.Г. Спеваков выявили преимущества СЭД: постоянное сохранение в неизменном виде циркулирующих документов или файлов; категоризация и однозначное определение каждого пользователя, его прав и уровня доступа; защита информации от любого несанкционированного посягательства; однозначное определение полномочий, их приоритетность; доказательство подлинности всех данных, наличие ответственных лиц за их предоставление [4, c. 14].
Л.И. Ефремова и А.О. Колекина обозначили преимущества использования СЭД на предприятии: надежное резервное копирование, повышенная безопасность и контроль, упрощенное сотрудничество, своевременный доступ к данным, низкие затраты на архивирование, повышение эффективности управления документами, последовательное содержание, упрощенное управление задачами [5].
Цель исследования: разработать программу электронного документооборота.
Материалы и методы исследования
Ведущими методами исследования явились обобщение и анализ научных трудов по теме исследования, описание и анализ возможностей разработанной программы автоматизированного учета движения документов на предприятии.
Результаты исследования и их обсуждение
Анализ литературы по теме исследования позволил выделить следующие виды автоматизированных систем: планирования, научных исследований, проектирования, экспериментальных комплексов, гибких производств, управления технологическими процессами, управления эксплуатацией.
Основной тенденцией развития систем автоматизации является создание системы, способной к выполнению заданных функций или процедур без вмешательства людей. К принципам организации автоматизации можно отнести специализацию, пропорциональность, параллельность, прямоточность, минимум перерыва, ритмичность, замену неквалифицированного монотонного труда, упрощение сложного производственного процесса заменами на множества простейших процессов.
Современный рынок программного обеспечения достаточно широко представлен системами по автоматизации документооборота и связанными с ними бизнес-процессами предприятий: ДЕЛО, DocsVision, Directum, 1C: Документооборот 8, ЕВФРАТ и т.д. Данные продукты имеют примерно одинаковый набор основных функций: регистрацию документа, маршрутизацию, формирование отчетов, контроль жизненного цикла и т.д. Однако наибольший интерес вызывают дополнительные возможности, такие как сервис ведения переговоров, управление процессом ведения клиентской базы и архива документов, ввод и распознавание документа.
Выявлены предпосылки для внедрения электронного документооборота:
– документы на бумажных носителях теряются;
– информация, содержащаяся в документах, может попасть в чужие руки;
– для оформления пакета документов тратится множество времени;
– расходуются ресурсы компьютерной техники для копирования и печати копий документов.
Внедрение электронного документооборота позволит:
– более слаженно организовать работу сотрудников;
– упростить работу с документами;
– обеспечить защиту информации от несанкционированного доступа;
– ускорить доступ к информации.
Для разрешения существующих проблем разработана программа электронного документооборота «ВИЗА». Программное обеспечение разработано на базе пакета MicrosoftOffice 2010 (Access). В программе используется несколько справочных таблиц, таких как «Договор», «Пользователи», «Компании», а также таблицы работы с договорами: «Контракт», «История», «Свойства». Все таблицы связаны между собой по идентификационному номеру (рис. 1).
Рис. 1. Схема данных
Для начала работы необходимо запустить ярлык. Далее появляется окно идентификации пользователя, в котором выбирается имя пользователя и вводится пароль. Такая система доступа в программе позволяет разграничить права доступа пользователей и не допустить потери информации, а также доступа к документам посторонних лиц (рис. 2).
Рис. 2. Окно идентификации пользователя
Для администратора программы права доступа максимальные. Это значит, что он может видеть и редактировать все справочники и базу данных. Так, например, окно «Сотрудники» (рис. 3), в котором ведется учет сотрудников, хранится информация об именах пользователей, паролях, телефонах, должностях и т.д., недоступно для пользователей.
Рис. 3. Окно «Сотрудники»
Рис. 4. Главное окно программы
Рис. 5. Окно передачи документа
После ввода пароля для пользователей открывается главное окно программы, в котором отображается дерево папок по дате добавления в базу документов, а также список договоров в базе (рис. 4).
В поле «История выдачи» отображается фамилия сотрудника, который подписал документ, дата подписи и служба, в которой этой сотрудник работает. После того как сотрудник подписал документ, он передает его на подпись следующему сотруднику кнопкой «Добавить». После этого появляется окно передачи документа (рис. 5).
В открывшемся окне необходимо заполнить поля «Кому выдано», выбрав сотрудника из списка. Затем заполняются поля «Дата возврата» (если документ вернули на доработку) и «Заметки». «Код документа» проставляется автоматически. Пока документ находится на стадии подписания, он находится в статусе «Выполняется». Как только он прошел последнее подписание, статус меняется на «Исполнен». Это означает, что документ согласован/подписан.
Таким образом, можно проследить движение документа во время его подписания. Высшее руководство параллельно может отслеживать скорость движения документа и выяснить, по какой причине документ задержался у сотрудника.
Также программой предусмотрены отчеты. Например, можно вывести список документов со статусом «Выполняется» (рис. 6).
Рис. 6. Список документов со статусом «Выполняется»
Разработанная система прошла стадию тестирования и успешно внедрена на предприятии ОАО «Соликамский магниевый завод». С данным программным продуктом работают секретари, руководитель предприятия, руководители подразделений, сотрудники-исполнители и администраторы программы.
Заключение
Современные информационные технологии, которые организуют электронный документооборот в соответствии с принятыми в компании нормами и правилами, способны обеспечить такое состояние работы организации, при котором проблемы с использованием документооборота сводятся к минимуму.
За счет сокращения времени на работу с документами сотрудники могут выполнять больший объем работы, а значит, увеличить производительность.
Ввод разработанной программы в эксплуатацию позволил значительно увеличить производительность работы офисных сотрудников, поскольку заметно снизилось время на передачу документов. Работа с документом стала проще, т.к. отпала необходимость ждать поступления бумажного носителя, а ознакомиться с документом можно онлайн одновременно нескольким сотрудникам. Таким образом, повысилась конкурентоспособность предприятия, а следовательно, и доходы предприятия увеличились.
К направлениям дальнейшего совершенствования программы можно отнести внедрение в созданную систему блоков, автоматизирующих документооборот исходящей документации, наглядную визуализацию маршрутов путей поручений, осуществление поиска документов в архиве, составление отчетов по всем потокам документооборота предприятия.