Scientific journal

Scientific Review. Technical science

ISSN 2500-0799

ПИ №ФС77-57440

Прием документов абитуриентов и обеспечение зачисления в институт осуществляется приемной комиссией. Приемная комиссия отвечает за прием документов абитуриентов и определяет условия их поступления. Формирует списки поступающих, распределяет абитуриентов по рейтингу и создает списки на зачисление. Также приемная комиссия обязана сформировать образцы документов и договоров. В обязанности приемной комиссии входит оформление договоров для абитуриентов, которые будут учиться на платной основе [1].

Состав приемной комиссии утверждается директором института – он же является председателем приемной комиссии. Помимо председателя, в приемную комиссию входят ответственный секретарь и технические секретари [2].

Приемная комиссия формируется на 1 год. На каждого поступающего приемная комиссия формирует личное дело, в котором хранятся все документы данного абитуриента. После сдачи документов поступающему выдается расписка о приеме документов [3, 4].

Цель исследования: внедрение АИС обеспечит формирование бланков необходимой документации для поступления в вуз, регистрацию абитуриентов, ведение статистики и создание рейтинга абитуриентов. Это поможет решить указанные проблемы, а также повысит скорость и качество приема документов у абитуриентов [5].

Материалы и методы исследования

В таблице приведена матрица организационных проекций предприятия.

На данной матрице организационных проекций видно, что максимальная нагрузка лежит на ответственном и техническом секретарях. Создание информационной системы поможет избавиться от ряда недостатков, таких как возможность потери данных, больших финансовых затрат на канцтовары и временных затрат на оформление документации. Внедрение АИС приведет к увеличению прибыли. Система будет удобна для пользования, так как у нее не будет привязки к чему-либо. Для работы сотрудникам и сторонним пользователям будет достаточно иметь доступ в интернет [6].

Так как работа приемной кампании связана с большим количеством документов и информации, а также ограничена в сроках, то работа без информационной системы просто невозможна. Создание личных дел абитуриентов и работа с ними, составление рейтинга абитуриентов, списка поступивших и статистики, а также формирование бланков, информационное обслуживание абитуриентов на каждом этапе и многие другие задачи поможет решить АИС, именно поэтому ее внедрение очень актуально [7].

На рис. 1–2 представлены процессно-ролевые модели работы приемной комиссии, которые отражают ситуацию протекания бизнес-процессов на данный момент, без автоматизации.

После описания контекстной диаграммы проводится функциональная декомпозиция.

На данной диаграмме представлена декомпозиция наиболее общего процесса «Обработка документов абитуриентов». Модель отражает внутреннюю структуру процесса, в частности видно, что главный процесс состоит из подпроцессов:

1. Прием документов абитуриентов.

2. Создание личного дела абитуриента.

3. Создание рейтинга абитуриентов.

4. Составление списков поступивших.

5. Создание статистики.

Модель сценариев работы системы

В системе существует два типа пользователей: зарегистрированные пользователи (сотрудники: председатель приёмной комиссии, ответственный секретарь, технический секретарь) и незарегистрированные пользователи.

Незарегистрированные пользователи не могут воспользоваться функциями зарегистрированных пользователей.

Незарегистрированные пользователи должны иметь хотя бы начальный уровень владения ПК, а зарегистрированные пользователи должны иметь как минимум средний уровень владения персональным компьютером [8].

Работать в системе может один председатель приемной комиссии, по меньшей мере один ответственный секретарь и один технический секретарь. Также систему могут посещать неограниченное количество незарегистрированных пользователей. Выделенные варианты использования разрабатываемой системы представлены на рис. 3.

Общая диаграмма вариантов использования программного обеспечения, представленная на рис. 3, включает следующие основные прецеденты:

1) создать личное дело;

2) составление рейтинга;

3) составление списка поступивших;

4) регистрация в системе;

5) составление статистики;

6) сформировать бланк;

7) войти в систему.

Остальные прецеденты, представленные на диаграмме, являются дополнением основных функций системы и в основном расширяют функционал, представленный в главном наборе функций [9].

Рассмотрим более подробно такой сценарий, как «Работа с личным делом абитуриента».

Имя: Работа с личным делом абитуриента

Описание: При необходимости любой сотрудник может выполнить ряд действий над любым личным делом абитуриента. Сотрудник может добавить информацию об абитуриенте, изменить сведения или удалить неправильные. Также все сотрудники могут посмотреть все дела поступающих. Вся информация хранится в базе данных.

Действующий субъект: Председатель приемной комиссии, ответственный секретарь, технический секретарь

Предусловие: Сотрудник вошел в систему под своим именем

Сценарий:

1. Сотрудник входит в систему под своим именем.

2. Далее необходимо перейти на вкладку «Личные дела абитуриентов».

3. Выбрать то личное дело абитуриента, работу над которым необходимо провести.

4. Открыв личное дело абитуриента, можно добавить, изменить или удалить любую информацию о поступающем. Также личное дело можно просто посмотреть и оставить без каких-либо изменений.

5. По окончании работы над личным делом абитуриента необходимо нажать копку «Сохранить».

Расширения: Если введенная или измененная информация не соответствует необходимому формату, то после нажатия кнопки «Сохранить» на экран выведется ошибка. Если в форме остались пустые поля, то после нажатия кнопки «Сохранить» на экран выведется ошибка.

На рис. 4 представлена диаграмма последовательности функции «Работа с личным делом абитуриента».

Результаты исследования и их обсуждение

На основе вышеизложенных материалов была построена модель базы данных.

Уровень хранения данных в системе построен на основе современной объектно-реляционной СУБД MySQL. При создании, и редактировании базы данных могут быть применены такие CASE-средства, как DbForge Studio for MySQL или phpMyAdmin.

База данных информационной системы должна состоять из следующих сущностей:

• аbiturient – абитуриент

• rating – рейтинг

• polzovateli – пользователь

• napravlenie – направление

На рис. 5 представлена логическая схема базы данных.

Заключение

Анализ предметной области показал недостатки существующего способа организации работы приемной комиссии вуза: большая нагрузка на ответственного секретаря и технического секретаря, что влечет за собой переутомление и, как следствие, увеличивается возможность допустить ошибку, увеличивается время приема и обработки документов; отсутствие единой базы данных; есть вероятность потери данных; большой расход на канцтовары.

Основными целями создания АИС «Приемная комиссия» являются: формирование единой базы абитуриентов, что позволит легко вычислять статистику; снижение нагрузки на секретаря приемной комиссии за счет единой базы абитуриентов, так как некоторые данные проставляются автоматически; уменьшение количества времени на обработку документов одного абитуриента; повышение качества обслуживания абитуриентов путем снижения влияния человеческого фактора на ключевые этапы обработки поступающих документов; уменьшение трат на канцтовары [10].

Реализация вышеизложенных пунктов преследует ключевую цель – повышение прибыли предприятия. Внедрение АИС обеспечит формирование бланков необходимой документации для поступления в вуз, регистрацию абитуриентов, ведение статистики, создание рейтинга абитуриентов и списка поступивших. Это поможет решить указанные проблемы, а также повысит скорость и качество приема документов у абитуриентов.