science-review.ru
Выполняемые в настоящее время проекты в рамках национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации» [1] включают задачи по внедрению и совершенствованию систем управления документами (СУД).
В соответствии с ГОСТ Р ИСО 30300 под управлением документами понимается «область менеджмента, обеспечивающая эффективное и систематическое создание, получение, сохранение, использование, передачу на архивное хранение или уничтожение документов, в том числе включение документов в систему и сохранение информации о деловой деятельности и операциях» [2, с. 9]. Следовательно, СУД должна рассматриваться как компонент единой системы менеджмента организации, что позволяет:
- оптимизировать деловые процессы и информационные ресурсы организации на основе включения процессов управления документами в единую систему менеджмента;
- осуществлять мониторинг и оценку документированной информации, используемой для поддержки принятия решений, средствами СУД;
- унифицировать требования к документным системам и контролю над их функ- ционированием.
Одним из принципов применения системы управления документами является процессный подход [2], который предполагает:
- определение политики и целей в области управления документами;
- формирование требований к документным процессам с учетом всех заинтересованных сторон и деловых процессов, в ходе которых выполняется документирование;
- регулярный мониторинг и анализ эффективности СУД;
- постоянное улучшение СУД на основе объективных измерений.
Под документными процессами понимаются процессы, выполняемые в ходе жизненного цикла документа: создание, использование, определение условий доступа, хранение, уничтожение [2].
Особенность процессного подхода при реализации управления документами проявляется в следующем:
- с одной стороны, деловой процесс сопровождается документированием, который влечет необходимость управления жизненным циклом документов, т.е. выполняется управление документными процессами;
- с другой стороны, документ может рассматриваться как объект управления при планировании, организации, выполнении и совершенствовании делового процесса, в этом случае функции мониторинга, контроля, оценки документов выполняет система управления документами.
Если в первом случае важна реализация, например, технологии создания документа на определенном этапе делового процесса, то во втором – важны характеристики процесса создания документа и организация мониторинга и контроля над выполнением требований к процессу.
Задача включения системы управления документами в состав корпоративной системы менеджмента стоит в настоящее время перед многими организациями, что определяет актуальность проведения обзора нормативных документов, регламентирующих подходы к интеграции имеющихся в организации СУД на уровне отдельных процессов в единую систему управления документами.
Цель исследования: рассмотреть требования и рекомендации международных и отечественных стандартов к созданию системы управления документами в масштабе организации в целом на основе процессного подхода.
Материалы и методы исследования
Единое информационное пространство организации включает интегрированную совокупность прикладных информационных систем и автоматизированных систем управления, объединенных общими корпоративными целями и задачами, которые доступны всем участникам этого пространства для получения, обмена и совместного использования информационных ресурсов. Система управления документами организации как часть единого информационного пространства, с учетом процессного подхода к управлению [3, 4], может быть представлена в виде совокупности СУД, функционирующих на уровне отдельных основных, обеспечивающих, управленческих процессов (рис. 1).
Рис. 1. Структурная схема системы управления документами организации с учетом классификации процессов
При создании СУД на уровне организации в целом, а затем для интеграции ее в общую систему менеджмента необходимо:
- сформировать единые требования, характеристики СУД на уровне отдельных процессов;
- выделить общие требования для всех систем менеджмента организации относительно работы с документами, что обеспечит их совместимость;
- разработать технологию контроля соответствия текущих показателей СУД установленным требованиям и характеристикам, как на уровне отдельных систем, так и на уровне организации в целом.
Для решения данных задач целесообразно применять требования и рекомендации международных и отечественных стандартов серии ИСО 3030Х [2, 5, 6], регламентирующих процессы cистем управления документами.
При исследовании будет применяться модель непрерывного улучшения процессов Шухарта – Деминга PDCA [7].
Результаты исследования и их обсуждение
Нормативное обеспечение СУД можно разделить на три блока:
– концептуальный: формирование концепции, положений, терминологии (ИСО 30300);
- структурно-функциональный: требо- вания к системе управления документами (ИСО 30301, ИСО 30303);
- методический: руководства по реализации основных компонентов системы управления документами (ИСО 30302, ИСО 30304).
В соответствии с ГОСТ Р ИСО 30300-2015 управление документами в организации выполняется посредством системы управления документами (СУД), которая должна быть интегрирована с системой управления организацией и документной системой, обеспечивающей управление процессами жизненного цикла документов и доступ к ним в течение установленного периода времени (рис. 2).
Рис. 2. Структурная схема взаимосвязи системы управления документами с документными процессами по методологии ГОСТ Р ИСО 30300-2015
Рис. 3. Структурная схема системы управления документами на основе модели PDCA с указанием нормативных документов, регламентирующих процессы управления
В функции СУД входит реализация руководящих и контролирующих процессов: формирование характеристик организационной среды; определение обязательств и функций руководства; планирование задач управления документами и определение рисков; координация задач управления; оценка выполняемых процессов; совершенствование системы управления документами.
Документная система – это информационная система, обеспечивающая управление документами и доступ к ним в течение их жизненного цикла [2].
Таким образом, функции управления документами, входящие в сферу менеджмента организации, реализуются системой управления документами и документной (информационной) системой [5, 8].
Структурная схема СУД на основе модели непрерывного улучшения процессов PDCA и наборы стандартов, которые регламентируют выполнение процессов управления, представлены на рис. 3.
Сформируем перечень требований и сопровождающих документов для уже функционирующих в организации прикладных информационных систем, которые выполняют функции документирования процессов, с целью включения их в единую систему управления документами в соответствии с рекомендациями ИСО 30302 (таблица).
Перечень требований и документов, необходимых для включения прикладных информационных систем организации в единую СУД в соответствии с ИСО 30302
|
Этап управления (модель PDCA) |
Группы требований |
Документы |
|
Описание организационной среды |
Внутренние и внешние факторы |
1. Перечень внутренних и внешних факторов деловых процессов, обеспечиваемых ИС. 2. Источники информации о внутренней и внешней среде предметной области ИС. 3. Перечень заинтересованных сторон и групп пользователей ИС. 4. Влияние информационно-технической инфраструктуры и информационной архитектуры на доступность ИС и документов. 5. Влияние правовых инструментов на документные процессы и средства управления документами |
|
Деловые, правовые и иные требования |
1. Перечень применяемых законодательных, нормативных актов при создании документов и управления ими. 2. Перечень применяемых нормативных актов при кодифицировании информации в документах и управлении ими. 3. Соблюдение требований по обеспечению конфиденциальности документов. 4. Требования к СУД со стороны деловых процессов |
|
|
Область применения |
1. Перечень функций ИС и подразделений организации, участвующих в функционировании системы и являющихся ее пользователями. 2. Перечень внешних организаций, охватываемых ИС, и их взаимосвязь с подразделениями организации. 3. Описание процесса интеграции ИС с СУД и другими системами управления. 4. Перечень процессов и функций ИС, выполняемых другими организациями (аутсорсинг) |
|
|
Руководство |
Политика управления документами |
Утвержденная политика управления документами является официальным документом, локальным нормативным актом |
|
Организационные функции, ответственность и полномочия |
Распределение ответственности за утверждение и поддержку политики управления документами в организации (руководитель от высшего руководства; руководители структурных подразделений; специалисты в области управления; системные администраторы; ИТ-сотрудники; сотрудники подразделений). Распределение обязанностей при внедрении и реализации СУД |
|
|
Окончание таблицы |
||
|
Этап управления (модель PDCA) |
Группы требований |
Документы |
|
Планирование |
Задачи управления документами и планирование их выполнения |
1. Риски, связанные с документами и ИС, их анализ и оценка. 2. Документирование действий, которые должны быть предприняты в отношении рисков. 3. Документирование основных задач управления документами в ИС. 4. План включения ИС в СУД |
|
Обеспечение |
Ресурсы. Компетентность участников. Обмен информацией |
1. Перечень программно-технического обеспечения ИС, необходимой инфраструктуры. Трудовые ресурсы ИС. 2. Требования к профессиональному уровню лиц, ответственных за разработку, внедрение и сопровождение документных процессов. 3. Наличие программ обучения и повышения квалификации в сфере документных процессов. 4. Документирование способов информационного обмена как на внутрикорпоративном, так и межорганизационном уровне по вопросам СУД |
|
Функционирование / Оперативная деятельность |
Внедрение и функционирование документных систем. Оперативное планирование и контроль |
1. Документирование этапов жизненного цикла документов, входящих в сферу ИС. 2. Диаграммы деловых процессов с выделением действий над документами. Описание документов, связанных с деловыми процессами. 3. Описание метаданных документов, документных процессов. 4. Описание правил предоставления доступа к документам. 5. Описание правил отбора и передачи документов на оперативное, длительное хранение или уничтожение. 6. Правила и регламенты доступа к ИС и информационным ресурсам. 7. Средства управления документами в ИС. 8. Анализ процессов в ИС |
|
Оценка |
Мониторинг, измерение, анализ и оценка |
1. Методы и инструментальные средства мониторинга, измерений, анализа и оценки документных процессов, средств управления документами и ИС. 2. Графики проведения мониторинга и измерений. 3. Статистические результаты мониторингов и измерений. 4. Оценка производительности ИС, документных процессов с целью эффективной интеграции с СУД. 5. Процедуры оценки, критерии и показатели оценки работы ИС, документных процессов. Результаты оценки. 6. Программа проведения внутреннего аудита системы для оценки соответствии ее требованиям и/или изменениям в политике и задачам управления документами. 7. Анализ системы руководством организации. 8. Отчет по внутреннему аудиту |
|
Совершенствование |
Контроль несоответствий и корректирующие действия |
1. Отчет по выявленным несоответствиям в ИС, документных процессах. 2. Описание корректирующих мер, которые необходимо выполнить. 3. Оценка корректирующих мер по устранению причин выявленных отклонений в документных процессах. 4. План по упреждающим действиям. 5. Документы, подтверждающие принятие упреждающих действий |
Заключение
Включение управления документами в сферу менеджмента организации и стандартизация функций СУД позволяет:
- обеспечивать достоверность, аутентичность, целостность документов за счет выполнения процессов создания, управления и доступа к корпоративной информации в рамках системы менеджмента организации;
- регламентировать виды деятельности по управлению документами;
- применять верифицируемый подход к управлению документами и документным процессам, связанным с деятельностью других систем менеджмента;
- создать основу для оценки документов, документных процессов;
- сформировать направление по постоянному улучшению работы организации на основе интегрированной системы менеджмента;
- создавать надежные, защищенные, соответствующие установленным требованиями документные системы, системы электронного документооборота;
- сформировать единый подход к управлению документами в масштабе организации в целом.