science-review.ru
Современный этап цифровизации организаций высшего образования включает направление по разработке и внедрению цифровых услуг для участников образовательного процесса. К задачам данного направления относится предоставление информационно-документационных сервисов через личные кабинеты обучающихся, которые являются функциональным компонентом электронной информационно-образовательной среды (ЭИОС) университета [1].
Предоставление цифровых информационно-документационных услуг входит в сферу систем управления документами в масштабе организации, поэтому применение процессного подхода при реализации цифровых услуг должно основываться на положениях и требованиях, определенных в серии стандартов ГОСТ Р ИСО 3030х [2, 3].
В соответствии с ГОСТ Р ИСО 30300 [2] процессный подход при управлении документами включает:
− формирование требований к документным процессам с учетом регламентов деловых процессов и интересов всех участников;
− создание моделей процессов, в ходе которых выполняется документирование;
− мониторинг и анализ документных процессов;
− совершенствование документных процессов на основе объективных измерений.
Под документными процессами понимаются процессы, выполняемые в ходе жизненного цикла документа: создание, регистрация, использование, хранение, передача, уничтожение [2], а также обеспечение требуемого уровня информационной безопасности.
Специфика процессного подхода при выполнении информационно-документационных услуг заключается в том, что в ходе реализации процесса документы могут выполнять различные роли:
− документ является условием запуска процесса;
− документ является результатом выполнения процесса;
− документ является средством маршрутизации хода выполнения процесса, определяет топологию выполнения процесса.
Кроме того, особенность процессного подхода при реализации управления документами проявляется в следующем:
− с одной стороны, деловой процесс сопровождается документированием, что требует управления жизненным циклом документов, т.е. управление документными процессами;
− с другой стороны, документ может рассматриваться как объект управления в ходе жизненного цикла делового процесса (при планировании, организации, выполнении и совершенствовании), что требует управления функциями мониторинга, контроля, оценки документов [4, с. 56].
При разработке и реализации цифровых информационно-документационных услуг в ЭИОС университета необходимо рассматривать документ как объект управления в ходе жизненного цикла делового процесса, а условия перехода с одного этапа жизненного цикла документа к другому должны определяться характеристиками и условиями выполнения делового процесса [2]. Для решения данной задачи в первую очередь требуется определить роль документов в каждом процессе, которые обеспечивают выполнение цифровых услуг.
Цель исследования – разработать модели информационно-документационных процессов с учетом роли документов (условие запуска процесса, результат выполнения процесса, средство маршрутизации процесса) при реализации цифровых сервисов в ЭИОС университета.
Материалы и методы исследования
Цифровые услуги, предоставляемые пользователям (обучающимся, преподавателям) ЭИОС университета через их личные кабинеты [1], можно разделить на три группы (рис. 1):
− услуги, выполняемые по запросам пользователей (характеризуются тем, что при поступлении документа-запроса запускается определенный процесс, результатом выполнения которого является создание нового документа как в электронной, так и в традиционной форме представления);
− услуги по регламентным процессам организации (характеризуются тем, что путем создания соответствующего документа структурным подразделением запускается процесс, в котором участвует пользователь, и результатом выполнения является создание нового документа как в электронной, так и в традиционной форме представления);
− информационно-мониторинговые услуги, предоставляемые в соответствии с регламентами выполняемых процессов (мониторинг хода процессов и информирования участников о возможных действиях; публикация статусов документов, формируемых в соответствии с регламентами процессов; информирование о результатах выполнения процессов).
Данная классификация цифровых услуг основана на условиях запуска и групп участников процессов:
1) инициация процессов пользователями, исполнителями которых являются структурные подразделения организации;
2) инициация процессов структурными подразделениями, которые исполняются пользователями или в которых участвуют пользователи;
3) инициация процессов в соответствии с регламентами услуг, которые выполняют функции мониторинга и информирования о ходе реализации выполняемых сервисов.
Таким образом, формирование моделей информационно-документационных процессов с учетом роли документов (условие запуска процесса, результат выполнения процесса, средство маршрутизации и информирования о ходе выполнения процесса) при реализации цифровых сервисов в ЭИОС университета необходимо выполнять на основе классификации цифровых услуг с учетом видов запускаемых процессов.
Рис. 1. Классификация цифровых информационно-документационных услуг с учетом видов запускаемых процессов
При исследовании применяется процессный подход [5, 6] и рекомендации международных и отечественных стандартов, регламентирующих процессы систем управления документами [7, 8].
Результаты исследования и их обсуждение
В соответствии с приведенной классификацией (рис. 1) в ЭИОС университета в личных кабинетах обучающихся были реализованы следующие модели информационно-документационных услуг.
1. «Электронный документ-запрос – Электронный и/или бумажный документ-результат» (инициация услуги по электронному запросу пользователя и предоставление результата в нескольких формах представления). Модель процесса представлена на рис. 2.
2. «Электронный регламентный документ – Запуск и выполнение процесса» (инициатор процесса предоставляет участнику процесса в качестве услуги электронные документы, которые необходимы для выполнения процесса). Модель процесса инициации услуги по предоставлению документов пользователю представлена на рис. 3.
3. «Электронный документ – Информирование о статусе документа» (инициатор процесса предоставляет участнику процесса в качестве услуги информацию о ходе реализации процесса). Модель процесса по информированию о ходе реализации этапов работ и статусе документированной информации представлена на рис. 4.
Рис. 2. Модель процесса инициации услуги по электронному запросу пользователя и предоставление результата в форме документа
(Документ-запрос – Документ-результат)
Рис. 3. Модель процесса инициации услуги по предоставлению документов пользователю как участнику делового процесса (Электронный регламентный документ – Запуск и выполнение процесса)
Рис. 4. Модель процесса инициации услуги по информированию о ходе реализации процесса и статусе документа (Электронный документ – Информирование о статусе документа)
Практическая реализация моделей процессов информационно-документационных услуг может быть представлена цифровыми сервисами в ЭИОС университета в разделе «Многофункциональный студенческий офис» (МСО) в личном кабинете обучающегося: справки, платежи, обходные листы и др.
Примером реализации модели процесса инициации услуги по информированию о ходе реализации процесса и статусе документа («Электронный документ – Информирование о статусе документа») является сервис по предоставлению сведений о ходе заполнения обходного листа выпускника университета и текущем статусе документа (рис. 5).
Примером реализации модели процесса инициации услуги по электронному запросу пользователя и предоставление результата в нескольких формах представления («Электронный документ-запрос – Электронный и/или бумажный документ-результат») является сервис по заказу справок (справки с места обучения, справки-вызова, справки об успеваемости) через личный кабинет обучающегося с возможностью получения документов как в электронной форме, так и на традиционном (бумажном) носителе (рис. 6).
Рис. 5. Практическая реализация модели процесса инициации услуги по информированию о ходе реализации процесса и статусе документа в личном кабинете обучающегося
Рис. 6. Практическая реализация модели процесса инициации услуги по электронному запросу пользователя и предоставление результата в нескольких формах представления
Заключение
Модели процессов информационно-документационных услуг позволили структурировать документированную информацию, которая создается или используется при реализации процесса.
Для этого были определены группы документов, которые:
− необходимы для запуска процессов;
− формируются в ходе выполнения процесса;
− являются результатом выполнения процесса.
Разработанные модели процессов информационно-документационных услуг выявили такие их характеристики, как:
− предоставление цифровых услуг основано на реализации внешних и внутренних сквозных процессов;
− результатом выполнения услуг является документированная информация, которая имеет свой жизненный цикл и требует организации управления им.